24 de Junio, 2019

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Cómo construir un cuadro de mandos con SAP Crystal Dashboard



¿Sabes cómo crear un cuadro de mando? Es este post os voy a comentar cómo podemos hacerlo fácilmente en el que podremos ver el comportamiento de una serie de representantes de venta, teniendo en cuenta el valor de sus ventas y comparándolo con el objetivo marcado viendo también la proyección en los períodos posteriores, además de mostrar la contribución de sus ventas al total.


Lo voy a llevar a cabo en unos sencillos pasos aunque en algunos de ellos os haré algunos comentarios para ampliar información y poder hacer así soluciones más completas y atractivas. El cuadro de mandos lo voy a elaborar con SAP Crystal Dashboard (antes Xcelsius; a partir de ahora CD), una herramienta que no es gratuita pero sí económica (y muy potente como veréis). La interfaz del producto la podéis comprobar en esta imagen:



CD nació como una herramienta para hacer cuadros de mandos (o dashboards como son conocidos comúnmente) sobre datos de Microsoft Excel, por lo que tiene incrustada una hoja Excel desde la que sacar los datos; en todo caso los datos reales pueden venir de fuentes externas, vía XML o servicios web y, por supuesto, hacer que se refresquen. En este ejemplo partiremos de datos ya metidos en la hoja de Excel incrustada.



Los colores que veis están para resaltar zonas de la hoja de cálculo y así facilitar la construcción del cuadro de mandos. En la zona roja destacamos los datos en general (de ventas, estando a su derecha los datos de objetivos), y en la naranja y azul oscuro datos para comparar las ventas con los objetivos.


En la siguiente captura tenéis en la parte central los diferentes objetos que vamos a utilizar en la confección del cuadro de mandos de ventas: gráficos de barras (“Actual vs Budget”) y de combinación (“Montly Sales by Sales rep”), indicadores Gauge (“Contribution”), una combo box para escoger el representante sobre el que profundizar en sus datos (“Sales Rep 1”), casillas de valores (“Year to Date Sales”,…), y toda una serie de objetos que son los que están incluidos en la parte izquierda de la imagen, bajo el título de “Object Browser”.



Para crear el cuadro de mando lo que hacemos es insertar los objetos que queremos que aparezcan en el mismo y los ligamos a los datos de la hoja Excel. Por ejemplo, el gráfico de combinación tiene una serie de opciones, y dentro de la pestaña “General” le podemos poner datos tanto directamente como apuntando a la hoja Excel: su título, subtítulo, los valores a representar (en este caso tres series: Actual, Budget, y Projection), sus etiquetas, etcétera. En el resto de pestañas podríamos configurar toda una serie de opciones adicionales, como por ejemplo en la última pestaña, “Alerts”, podríamos hacer que dependiendo de los valores nos mostraran un semáforo, como veremos en otros objetos posteriormente.



Parte de la gran potencia de SAP Crystal Dashboard reside en las funcionalidades de alguno de sus componentes. Por ejemplo, la combo box que utilizamos en este ejemplo hace que al escoger el representante que queremos analizar nos inserte directamente ciertos valores en las celdas que nos interesan en la hoja Excel; en este caso, los valores disponibles en la combo box son los valores de las celdas desde la B11 a la B24 (Source Data), donde están todos los representantes, y al escoger uno de ellos hacemos que los valores de ese representante (la línea a su derecha: Insertion Type=Row), se copien en las celdas que utilizamos para hacer las comparaciones que queremos (Destination).



En el gráfico Gauge de este ejemplo sumamos funcionalidades propias de SAP Crystal Dashboard con otras propias de Microsoft Excel. Por un lado estamos representando un valor que es una fórmula de Excel, que a su vez está utilizando valores que cambian gracias a lo comentado en el apartado anterior con la inserción que hacíamos al escoger un valor de la combo box. Además, utilizamos las funcionalidades incluidas en la pestaña “Alerts” para crear un rango de posibilidades a resaltar dependiendo del valor representado.



Conforme vayamos confeccionando nuestro cuadro de mando iremos clicando en la opción del menú “Preview” para ver cómo está quedando y comprobando que el funcionamiento es el que queremos.



Y una vez finalizado, aparte de guardarlo lo podremos exportar en su formato nativo, Adobe Flash (también como HTML 5 si disponemos también de alguna de las soluciones de plataforma de Business Intelligence de SAP), o bien incrustar ese Flash en ficheros de Microsoft Office (PowerPoint, Outlook, Word), en ficheros PDF, o en páginas HTML.


Sobre el autor: Pedro Macarrón es socio consultor en Certia S.L. (http://www.certia.net ) empresa especializada en tecnologías SAP y Microsoft.



Publicado en Windows por Javier Colomina

Tags:  SAP Crystal Dashboard
1 de Abril, 2014 (12:00H)


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